איך מקבלים מספר הקצאה ומחברים מערכת חשבוניות לרשות המסים?

מספר הקצאה הוא מספר שמתקבל מרשות המסים עבור חשבוניות מס מסוימות במסגרת מודל ״חשבוניות ישראל״. כאשר חשבונית מס עומדת בתנאים שנקבעו, יש לקבל עבורה מספר הקצאה ולהציג אותו על גבי החשבונית.

המטרה של המודל היא לחזק את הבקרה על חשבוניות מס ולצמצם שימוש בחשבוניות לא תקינות.

בדרך כלל מספר הקצאה רלוונטי לחשבונית מס שמופקת ללקוח שהוא עוסק מורשה, כאשר החשבונית כוללת רכיב מע״מ ועומדת בסכום ובתנאים שנקבעו לפי מודל חשבוניות ישראל.

• מדובר בחשבונית מס
• הלקוח הוא בדרך כלל עוסק מורשה
• סכום החשבונית לפני מע״מ עובר את הסף הרלוונטי לאותה תקופה
• החשבונית כוללת רכיב מע״מ
• הלקוח צריך את המספר לצורך ניכוי מס תשומות לפי הכללים

בפועל יש שתי דרכים עיקריות לקבל מספר הקצאה:

אם אתם מפיקים חשבוניות ידניות מפנקס, או אם אין לכם מערכת שמבקשת מספר הקצאה אוטומטית, ניתן להגיש בקשה ידנית למספר הקצאה דרך השירות של רשות המסים.

1. 1

   נכנסים לשירות הרשמי של רשות המסים

   נכנסים לקישור הבקשה למספר הקצאה לחשבונית מס.

2. 2

   מבצעים הזדהות באזור האישי

   נכנסים באמצעות ההזדהות האישית שלכם או הרשאה מתאימה לפעול בשם העסק.

3. 3

   ממלאים את פרטי החשבונית

   מזינים את פרטי החשבונית לפי דרישות השירות, כולל פרטי העסקה, הלקוח והסכומים.

4. 4

   מקבלים מספר הקצאה

   לאחר השלמת הבקשה מתקבל מספר הקצאה עבור החשבונית הרלוונטית.

5. 5

   רושמים את המספר על גבי החשבונית

   אם מדובר בחשבונית ידנית מפנקס, יש לרשום את מספר ההקצאה על גבי החשבונית בצורה ברורה.

מי שמפיק חשבוניות ידניות מפנקס לא מקבל מספר הקצאה אוטומטית מתוך מערכת חשבוניות. לכן, במקרים שבהם נדרש מספר הקצאה, צריך לבקש אותו ידנית דרך רשות המסים עבור החשבונית הרלוונטית, ולאחר מכן לרשום את מספר ההקצאה על גבי החשבונית.

• בודקים אם החשבונית היא חשבונית מס שדורשת מספר הקצאה
• נכנסים לשירות בקשת מספר הקצאה של רשות המסים
• מבצעים הזדהות באזור האישי
• ממלאים את פרטי החשבונית
• מקבלים מספר הקצאה
• רושמים את מספר ההקצאה על החשבונית הידנית
• שומרים תיעוד של הבקשה והמספר שהתקבל

במערכות דיגיטליות להפקת חשבוניות, בדרך כלל אפשר לחבר את המערכת לרשות המסים כך שמספר ההקצאה יתקבל אוטומטית בזמן הפקת חשבונית רלוונטית.

ההגדרות משתנות ממערכת למערכת, אבל ברוב המערכות הרעיון דומה.

1. 1

   נכנסים למערכת החשבוניות

   לדוגמה: מורנינג, iCount, EasyCount, ריווחית, חשבונית ירוקה או מערכת אחרת.

2. 2

   נכנסים להגדרות החשבון

   מחפשים באזור ההגדרות אפשרות שקשורה ל־״חשבוניות ישראל״, ״מספר הקצאה״, ״רשות המסים״, ״הרשאות״ או ״חיבור לרשות המסים״.

3. 3

   נותנים הרשאה לרשות המסים

   המערכת תעביר אתכם להתחברות לרשות המסים או לשירותי הדיגיטל, ושם תאשרו למערכת לפעול לצורך קבלת מספרי הקצאה.

4. 4

   חוזרים למערכת החשבוניות

   לאחר אישור ההרשאה, חוזרים למערכת ובודקים שהחיבור פעיל.

5. 5

   מפיקים חשבוניות כרגיל

   לאחר החיבור, מפיקים חשבוניות בצורה הרגילה. אם נדרש מספר הקצאה, המערכת אמורה לבקש אותו מרשות המסים ולהוסיף אותו למסמך באופן אוטומטי.

החיבור רלוונטי למערכות להפקת מסמכים וחשבוניות שתומכות במודל חשבוניות ישראל. לכל מערכת יש ממשק מעט שונה, אבל העיקרון דומה: מחברים את המערכת לרשות המסים, מאשרים הרשאות, ומאפשרים למערכת לקבל מספרי הקצאה עבור חשבוניות רלוונטיות.

לאחר שהחיבור פעיל, מערכת החשבוניות אמורה לזהות חשבוניות רלוונטיות ולבקש מספר הקצאה מרשות המסים בזמן הפקת החשבונית. כאשר מתקבל מספר הקצאה, הוא מופיע על גבי החשבונית.

• מזינים את פרטי הלקוח והחשבונית
• המערכת בודקת האם נדרש מספר הקצאה
• אם נדרש, המערכת מבקשת מספר מרשות המסים
• מספר ההקצאה מופיע על גבי החשבונית
• הלקוח יכול להשתמש במספר לצורך בדיקה וניכוי מס תשומות לפי הכללים

אם לא התקבל מספר הקצאה, לא תמיד מדובר בתקלה. ייתכן שהחשבונית לא עומדת בתנאים המחייבים מספר הקצאה, שהלקוח אינו עוסק מורשה, שהסכום נמוך מהסף הרלוונטי, שההרשאה למערכת פגה, או שיש בעיית חיבור.

• לבדוק שסוג המסמך הוא חשבונית מס
• לבדוק שהלקוח הוזן כעוסק מורשה
• לבדוק שסכום החשבונית לפני מע״מ עומד בתנאים
• לבדוק שהחיבור לרשות המסים פעיל
• לבדוק האם נדרש חידוש הרשאה
• לבדוק שאין תקלה זמנית במערכת החשבוניות
• אם מדובר בחשבונית ידנית, לבדוק שהבקשה למספר הקצאה הוגשה ידנית ושפרטי החשבונית מולאו נכון
• לפנות לתמיכת מערכת החשבוניות במידת הצורך

• לחשוב שכל חשבונית תמיד חייבת מספר הקצאה
• להפיק חשבונית ידנית רלוונטית בלי לבקש מספר הקצאה כשנדרש
• לקבל מספר הקצאה ידנית אבל לא לרשום אותו על החשבונית
• לרשום מספר הקצאה שאינו תואם לפרטי החשבונית שהוגשה בבקשה
• לחבר את מערכת החשבוניות עם משתמש שאין לו הרשאה מתאימה
• לא לחדש הרשאה כאשר החיבור למערכת פג
• לחשוב שמספר הקצאה מחליף בדיקה מקצועית של החשבונית
• לא לוודא שהמספר מופיע בפועל על המסמך

מי שקיבל חשבונית עם מספר הקצאה יכול לבדוק את פרטי החשבונית במערכת האימות של רשות המסים, כדי לוודא שהנתונים תואמים למה שדווח. הבדיקה מתבצעת לפי מספר ההקצאה ופרטי החשבונית.

1. 1מי שמפיק חשבונית ידנית צריך לבקש מספר הקצאה ידנית במקרים שבהם הוא נדרש ולרשום אותו על החשבונית.
2. 2מי שמשתמש במערכת חשבוניות דיגיטלית יכול בדרך כלל לחבר את המערכת לרשות המסים ולקבל מספר הקצאה אוטומטית כשנדרש.
3. 3חשוב לוודא שההרשאות תקינות, שהחיבור פעיל, ושהמספר מופיע במסמכים הרלוונטיים.